Toda forma organizada tiene necesariamente una cabeza que dirige y orienta su propio desarrollo. El cuerpo humano no podría realizar ninguna acción si no estuviera organizado y bajo el mando del cerebro. Una comunidad de animales moriría si no tuviera líderes que la dirijan  y cuiden. Una familia sin sus jefes (padre y madre) vivirá a la deriva y perderá el sentido de familia. Una empresa sin directorio y gerentes quebrará sin remedio. Una organización sin dirigentes marchará sin rumbo y no tendrá utilidad alguna.

El dirigente representa a un grupo de personas que buscan objetivos comunes de bienestar, y para esto, se constituyen en una determinada forma de organización social, como la Junta de Usuarios, el Club de Madres, el Comité de Productores, el Club Deportivo, la Asociación de Vivienda, etc. Esta representación debe tener necesariamente dos requisitos:

a) Que el grupo de personas quiera ser representado. Que crean, confíen, y elijan democráticamente al dirigente. Sólo así el grupo estará dispuesto y apoyará en forma activa las acciones que se realicen a favor de todos.
b) Que el dirigente quiera representar y trabajar por el interés común, que tenga ideales de cambio y que asuma al grupo como a su propia familia.
                
En suma, el dirigente, trabajando y haciendo trabajar a su grupo, es el generador de progreso y bienestar para su familia y para su comunidad.

La escasa preparación de un dirigente es una seria limitante para una buena gestión. El no conocer sus funciones, el no tener liderazgo para evitar peleas y desacuerdos, la poca capacidad de gestión, la débil autoridad para cumplir y hacer cumplir las normas y acuerdos, la baja capacidad de convocatoria, etc. son características de un mal dirigente.

Cuando una persona ingresa a una organización, sabe que a través de ella podrá conseguir un objetivo o beneficio que por sí sola no podría lograr.

Por ello está dispuesta a cumplir con las normas establecidas a participar activamente en su organización, a contribuir disciplinadamente con sus aportes, a apoyar a sus dirigentes, a fortalecer la solidaridad y el trabajo colectivo, y a sancionar la corrupción y la irresponsabilidad.

La tarea  principal del dirigentes es procurar que se logren los objetivos y beneficios de todos los miembros de su organización, aprovechando al máximo las virtudes y recursos de cada uno de ellos.
En este sentido, el dirigente debe cumplir las siguientes granes funciones:

- Representar eficazmente a su organización
- Conducir a la organización al cumplimiento de sus objetivos.
- Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas.
- Manejara responsablemente los recursos económicos.
- Planificar las acciones que llevarán al logro de los objetivos.
- Relacionar a su organización con otras entidades.
- Gestionar proyectos y toda forma de apoyo a su organización.

¿Qué no debe hacer nunca un dirigente?
- Aprovecharse del cargo
- Hacer mal uso de los fondos
- Usar la "coima" como forma de lograr beneficios personales o institucionales.
- Maltratar a los socios o usuarios de la organización.
- Dejar las cosas para "mañana"
- Comprometerse y no cumplir
- Llegar tarde a las reuniones y compromisos

Un dirigente que comete estas otras faltas perderá la confianza y la credibilidad de sus dirigidos, no podrá lograr los objetivos comunes de su organización, y destruirá la imagen y fuerza de la misma.

Además, será señalado como deshonesto, autoritario y abusivo, malversador, coimero, impuntual, irresponsable, etc. lo cual dañará también a su familia y lo convertirá en un indeseable.

LOS TRES GRANDES PINCIPIOS QUE GUIAN EL TRABAJO DE UN BUEN DIRIGENTE SON:

¿Y usted practica estos principios?

Ejerciendo Las funciones y cumpliendo las obligaciones propias de su cargo, con eficiencia, responsabilidad, honestidad, y con una clara disposición de servicio. Para ello debe conocer su "chamba". Es decir, la funciones del cargo directivo que le toque desempeñar:

PRESIDENTE (A):
- Es el representante legal y principal de la organización, es elegido por voto universal y de acuerdo al estatuto.
- Dirige la gestión de la organización: conduce las asambleas, firma y autoriza los documentos de la junta directiva central, propone, planifica y organiza el trabajo.
- Firma conjuntamente con el tesorero cheques y otros documentos de carácter económico que sirvan para pagar a terceros, y para adquisiciones o compras en beneficio de la organización.
- Firma en representación de la organización documentos de contratos, convenios, autorizaciones, compromisos, etc ante otras organizaciones o entidades.
- Convoca a la Junta Directiva a reuniones ordinarias y extraordinarias.
- Coordina el trabajo de los demás miembros de la dirigencia.
- Propone e inicia cambios y mejoras en la gestión, y presenta el informe anual y el balance económico de su gestión.
- Vigila el cumplimiento del estatuto y demás normas internas.
- Otros que el estatuto le autorice.

VICEPRESIDENTE (A):
- Reemplaza al presidente en ausencia de éste y asume sus mismas funciones.
- Apoya y refuerza el trabajo del residente, dinamiza el trabajo interno de la organización.
- Otros que el estatuto le autorice.

SECRETARIO (A):
- Se encarga de fortalecer y apoyar el trabajo que realizan los dirigentes de las diferentes áreas o cargos de la organización.
- Redacta la correspondencia oficial de la organización.
- Registra y lleva los registros o patrones de los asociados.
- Redacta y autoriza las actas de asambleas generales y las de la Junta Directiva de la organización.
- Lleva correctamente los libros y archivos de la organización.
- Supervisa el cumplimiento de los estatutos y los planes de trabajo.
- Vigila el cumplimiento de las presentaciones de informes, el trabajo de comisiones y otras responsabilidades acordadas por asambleas generales y reuniones de Junta Directiva y asignadas a directivos o miembros de la organización.
- Redacta las comunicaciones y publicaciones oficiales de la organización.
- Otros que el estatuto le autorice.

TESORERO (A):
- Organiza y responde por los recursos económicos
- Controla los ingresos monetarios y económicos que tiene la organización y toda la documentación que los sustente.
- Se encarga del manejo directo o con apoyo profesional, de la parte contable de la organización.
- Firma conjuntamente con el presidente cheques, pagarés, letras, etc. y otros documentos de carácter económico. También autoriza y/o realiza movimientos bancarios de todo tipo si la organización lo requiere.
- Formula arqueos y balances del movimiento económico y del archivo respectivo.
- Autoriza y controla los gastos de la organización.
- Prepara el presupuesto general de la organización.
- Supervisa y cuida el flujo de caja.
- Paga al personal rentado que tiene la organización.
- Otros que el estatuto le autorice.

VOCALES:
- Regularmente asumen funciones de reemplazo o representación de otros dirigentes en ausencia de éstos.
- Apoyan los deberes de las secretarías.
- Asumen responsabilidad en tareas específicas encargadas por la directiva o la asamblea general. Sirven como "fusibles", en la tarea que le "encarguen", responde bien.

FISCAL:
- Tiene como función básica vigilar la marcha general de la organización y de sus miembros.
- Supervisa el desempeño de los directivos en sus funciones y solicita la intervención de la dirigencia o de la asamblea para revisar y corregir errores cometidos por miembros de la organización, así sean directivos.
- Otros que el estatuto le autorice.

El dirigente es el motor que impulsa a la organización para alcanzar sus objetivos, que se traducirán en bienestar para sus asociados. Esta responsabilidad requiere una sólida preparación del dirigente, a fin de responder a las exigencias de trabajo que la organización necesita. En resumen, un buen dirigente es aquel que ha desarrollado tres capacidades:

a) Capacidad de gestión, es decir, tener habilidad para: organizar el trabajo, dirigir a las personas, relacionar a su organización con otras instancias, buscar y lograr apoyos para su organización.
b) Capacidad de resolución, estar preparado(a) para enfrentar y resolver las dificultades que presentan en el desempeño de su cargo. Para ello es necesario tener: conocimiento sobre el asunto a resolver, estar dispuesto a buscar soluciones y no profundizar los problemas y desacuerdos, creatividad para encontrar alternativas, confianza en sí mismo, sentido de justicia y equidad.
c) Conocimiento, esta es una condición fundamental para que el dirigente se desempeñe con éxito, él debe conocer bien sus funciones y las de los demás directivos y personas de la organización, las normas legales y los procesos que vive la organización. Así mismo, el dirigente debe estar informado de lo que pasa en su contexto, es decir, de los temas, asuntos y procesos relacionados con su trabajo y la organización, también sobre la situación política y económica del páis y la localidad, etc.

El trabajo del dirigente es una de las misiones más nobles y enriquecedoras, por cuanto obliga a un claro desprendimiento de sí mismo para servir a los demás, pero al mismo tiempo es el despliegue de todo el potencial acumulado a través del conocimiento y la experiencia personales, en busca de resultados concretos para su organización.

Por lo tanto, para que el dirigente pueda conducir con éxito a la organización, debe apoyarse en tres columnas:

CAPACIDAD + EFICACIA + RELACIONES PERSONALES

El dirigente desarrollará capacidad cuando se prepare para ejercer sus funciones; cuando prepare planes con alta probabilidad de éxito; cuando él se informe e informe a los demás sobre los asuntos relacionados a la marcha de la organización; cuando organice adecuadamente el uso de los recursos; cuando emplee todas sus habilidades para resolver solo y en grupo los problemas que afectan a la organización.

Será eficaz cuando utilice eficientemente los instrumentos de gestión; cuando movilice y haga participar a todos según sus responsabilidades y aptitudes; cuando actúe en forma oportuna y precisa en la solución de problemas y desarrollo de propuestas.

Será un buen relacionador cuando ejerza un trato amable y respetuoso con los demás; cuando relacione exitosamente a su organización con otras entidades y personas cuando valore a los otros y sea solidario con todos.

Primero: Querer trabajar en forma responsable y honesta, y no asumir el cargo por simple compromiso o, peor aún, pensando que ese cargo le puede permitir satisfacer intereses personales.

Segundo: Ser consciente de que nadie nace sabiendo y que el ser dirigente es una oportunidad para aprender y ganar experiencias sirviendo a los demás.

Tercero: Preparándose por medio de la capacitación, aprendiendo de los demás y observando y mejorando su propio desempeño.

Ahora veamos, señor dirigente, algunas sugerencias que le ayudarán a conducir mejor su organización:

a) Cuando se comunique con otros o con sus asociados primero escuche, mire a la otra persona cuando ésta le hable; luego hable usted utilizando palabras sencillas y entendibles; pida aclaraciones y explique cuantas veces sea necesario si no es comprendido.

b) Motive a sus dirigidos a participar en el trabajo estimulando el desarrollo de sus habilidades y creatividad, reconociendo los méritos y orientándoles en sus tareas.

c) De siempre el ejemplo en toda acción o tarea que realicen: sea puntual, inicie primero el trabajo, sea siempre optimista y siempre honesto.

d) Informe y dialogue siempre con sus dirigidos sobre los problemas y logros de la organización. Pídales su opinión y consejo cuantas veces sea necesario.

e) Tenga siempre presente las normas internas de la organización para resolver cualquier asunto. Aplíquelas por igual para todos, comenzando por usted.

f) Busque siempre la forma más eficaz de realizar las cosas, descubra aquello que sea más rápido, más seguro, más económico y más útil.

g) Administre bien el tiempo, no lo desperdicie y respete el tiempo de los demás; programe los tiempos de inicio y término de una reunión o acción.

h) Haga las cosas con calidad, es decir, cada vez mejor, atendiendo mejor y sirviendo mejor.

i) Sea creativo, mantenga la mente abierta a todo: observe, oiga, experimente, discuta, compare, lea, imagine. Vea las cosas de manera diferente, sea libre para pensar (deje sus conceptos tradicionales) y haga cosas nuevas.

j) De siempre las gracias a todos y por todo, sea amable y cortés con los demás.

k) Reconozca y valore los méritos de sus dirigidos, hágalo en privado y en público. Si usted se equivoca, reconózcalo.

l) Busque siempre mejorarse a usted mismo, póngase retos y metas cada vez mayores, no se quede estancado.  

Y recuerde:         NUNCA,
                           NUNCA,
                           NUNCA,
                           NUNCA,
    NUNCA SE DE POR VENCIDO.

Amigo dirigente: ¿Qué reflexión le motiva las siguientes relaciones?

El Estatuto es la norma general de la organización y sirve para regular y normar su vida, por lo que todos sus miembros deben conocer y utilizar el conjunto de reglas que allí se establecen. Es obligación de la dirigencia, entregar copia del Estatuto a cada uno de los miembros de la organización; y, si no fuera posible, poner uno o más ejemplares a disposición de ellos a fin de que saquen copias por su cuenta.

Las reuniones de capacitación, difusión y análisis de Estatuto entre todos los miembros también son necesarias.

El buen dirigente conoce y aplica siempre el Estatuto, es decir, todas sus acciones están respaldadas por el Estatuto, tanto para realizar una gestión, para cumplir y hacer cumplir sus mandatos, y para sancionar las irregularidades.

El dirigente es el primero en cumplir las normas y sujetarse a las sanciones si no las cumple. Ésta es la única forma de tener autoridad para exigir el cumplimiento de parte de los demás miembros de la organización.

Los reglamentos son conjuntos de reglas establecidas para regular una actividad específica de la organización. Estas reglas explican de manera más detallada la forma en que debe cumplirse una determinada acción, pero siempre respetando el Estatuto.

Existen varios tipos de reglamentos, siendo los más conocidos los siguientes:
- Reglamento de funciones, sirve para regular en detalle, las funciones y atribuciones que cumplen determinados directivos, personal administrativo, algunas instancias de la organización, o algunas comisiones existentes.
- Reglamento disciplinario, indica las causas por las que un miembro puede ser sancionado. Describe las razones por las que se aplica una amonestación, una multa, una suspensión, o una expulsión.
- Reglamento electoral, norma los procesos y formas de elección de dirigentes de la organización, siendo uno de los reglamentos más importantes.

La organización, a través de sus directivos, debe elaborar sus reglamentos más importantes, para esto, nombrará comisiones encargadas de preparar las propuestas, luego las distribuirá a todos los miembros para que den sus aportes y observaciones y, finalmente, luego de realizar los ajustes sugeridos, aprobar el reglamento en Asamblea General (ordinaria o extraordinaria).

La Asamblea General Ordinaria

Es la reunión de todos los integrantes de la organización establecida por el Estatuto, que fija el número de reuniones (una o dos al año generalmente), la forma de convocatoria, los encargados de convocar, el porcentaje de miembros que pueden solicitarla.
La Asamblea General (ordinaria y extraordinaria) es la máxima autoridad de la organización.

¿Cómo se convoca?
El Estatuto establece quiénes convocan a la Asamblea, y la anticipación con que se convoca (entre 5 y 8 días), pero si no lo hace, debe considerarse un período de anticipación suficiente y oportuno, notificándose personalmente y por escrito, a través de citaciones que indicarán el lugar, fecha, hora y motivo de la reunión. Se puede reforzar la convocatoria mediante avisos en carteles, perifoneo, radio, volantes, y otros.

¿Cómo se desarrolla la Asamblea?
Tiene 7 etapas:
1. Apertura: El secretario verifica si existe el quórum reglamentario (generalmente la mitad mas uno de los miembros hábiles). Se consigna la fecha y hora de inicio. El presidente o quien dirige la Asamblea saluda y explica el motivo (agenda u orden del día).
2. Lectura del acta anterior: El secretario da lectura al acta anterior, con el fin de recordar los puntos tratados y los acuerdos tomados. En caso de no haberse aprobado el acta en la reunión respectiva, se pondrá a consideración de la Asamblea y se aprobará, firmándose luego por todos los asistentes.
3. Correspondencia: El secretario da lectura a las cartas y documentos enviados y recibidos. Los que requieran tratarse pueden pasar a la Orden del Día.
4. Informes: Los dirigentes y/o asistentes dan cuenta de sus tareas encomendadas, así como de temas relacionados con la orden del día. Es conveniente además, que el presidente o el que dirige la reunión informe brevemente sobre la marcha de la organización (problemas y avances) desde la última Asamblea)
5. Pedidos: Aquí los asambleístas pueden solicitar que sean tratados o solucionados diferentes problemas de la organización que no figuran en la orden del día. El presidente pondrá a votación el tema, y si se aprueba por mayoría simple, será incorporado a la orden del día.
6. Orden del Día: Es la parte más importante en la cual se realiza el debate de los puntos de la agenda y se toman los acuerdos respectivos. Se tratarán primero los puntos propuestos en la convocatoria y luego los puntos incluidos en la correspondencia, informes y pedidos. Al término de cada punto se anotarán los acuerdos tomados y los responsables.
7. Cierre de la reunión: El presidente recordará las tareas y acuerdos tomados, se fijará la próxima Asamblea y se harán otros anuncios que se consideren importantes. Luego se dará lectura y aprobará el acta, y firmarán todos los asistentes. Se consigna la hora de culminación de la Asamblea.

¿Cómo se desarrolla la "Orden del Día"?
- El presidente da lectura a cada uno de los puntos a tratar y los anota en una pizarra o lugar visible. Luego se discutirán uno por uno, tomando acuerdos en cada caso.
- Los puntos o problemas son presentados por el presidente y ampliados por la persona más enterada (puede ser un informe técnico o testimonial para lo que se puede invitar a otras personas ajenas a la organización, sólo por este momento).
- El tema o problema se pone a consideración de los asambleístas, recogiendo opiniones a favor y en contra.
- Se plantea y escoge las propuestas de solución más adecuadas.
- Se procede a votar por las alternativas seleccionadas y se toma como acuerdo la más votada.
- Se continúa con los demás puntos de la orden del día, uno por uno, hasta acabar con la agenda.

¿Cómo se llena el acta?
Tiene las siguientes partes:
- Encabezado: señala el carácter de la reunión. Ejemplo: "Asamblea general ordinaria", o "Reunión extraordinaria de junta directiva".
- Asistentes: si es asamblea general (ordinaria o extraordinaria) se indica el número de asistentes, pero si es sesión de directivos, se indica la relación de los directivos asistentes.
- Registro del desarrollo de la reunión, considerando las siete etapas de la asamblea (apertura, lectura del acta anterior, correspondencia, informes, etc.)
- Resumen de los acuerdos tomados: indicando si fueron tomados por unanimidad o por votación mayoritaria (número de votos a favor, abstenciones, votos en contra), y señalando los responsables de la decisión y de su cumplimiento.
- Circunstancias en las que concluye la reunión y hora de término. En los casos que se fije fecha para siguientes reuniones anotar la fecha y hora.
- Firma de los asistentes.

OTRAS RECOMENDACIONES IMPORTANTES:

- Antes de la reunión: revisar si todos los miembros de la organización han sido convocados; preparar los temas a discutir; preparar los materiales que se necesiten (pizarra, papelógrafos, plumones, papel, etc.).
- Los asistentes deben llegar a la reunión en forma puntual y los dirigentes llegarán con mayor anticipación.
- Establecer al inicio de la reunión, las reglas de participación de los asistentes (normas para ceder el uso de la palabra, tiempo de intervención, forma de votación, etc.).
- Mantener la atención de los asistentes recordando periódicamente la etapa de la asamblea en la que se encuentran, resumiendo y ordenando los puntos en debate.
- El presidente debe tener "muñeca" para no dilatar innecesariamente las reuniones y facilitar los acuerdos. Debe manejar el tiempo de debate, evitando "círculos viciosos" de discusiones, dando la palabra en el orden en que se pide, motivando la participación de todos, manteniendo el orden y la armonía de la reunión y, respetando las opiniones y personas presentes.
- Los asambleístas deben opinar si temor y expresar sus sentimientos e ideas más apropiadas aún cuando no sean ideas suyas.
- Asegurar la transmisión adecuada de la información a los asistentes utilizando materiales audiovisuales (pizarra, cuadros, papelógrafos, videos, hojas impresas, y otros.)

La Asamblea General Extraordinaria

Es "extraordinaria" cuando se realiza para tratar los casos de emergencia para la organización. Todos los miembros deben ser convocados o citados. Se trata generalmente un solo punto de agenda, es decir, el asunto que requiere solución inmediata. Si las circunstancias lo exigen, pueden incluirse otros puntos, pero sólo si son de urgencia. Estas reuniones no reemplazan a las asambleas ordinarias.

Se convoca en la misma forma que se hace con la asamblea general, pero señalando sólo el punto específico de la agenda. Además, las siete partes en que se desarrolla la asamblea y el llenado del acta, se ajustarán también al punto central de la agenda (no se incorporan otros puntos). Los acuerdos tomados se centrarán en el asunto principal de la agenda y cualquier otro acuerdo no tiene validez.

Todas las demás recomendaciones surgidas en el punto anterior sobre la asamblea general son válidas para la asamblea extraordinaria.

Las Sesiones

Son reuniones regulares que realizan sólo los directivos, con el fin de decidir sobre la gestión y administración de la organización. Se desarrollan con un agenda establecida previamente por el presidente o solicitada por algún o algunos directivos.
Las sesiones son ordinarias cuando se realizan cada vez que establece el estatuto (mensual, trimestral, etc.)
La convocatoria consiste en recordar a los directivos obligación de concurrir.

Las sesiones son extraordinarias cuando se realizan fuera de lo previsto para atender situaciones de urgencia, en este caso, la convocatoria se realizará por escrito y en forma personal.

Las etapas de la asamblea, el manejo de la orden del día, el llenado del acta y las recomendaciones generales son también válidas para estas reuniones pero deben ajustarse a las características de una sesión de directivos.

El plan operativo considera el programa de trabajo a realizarse durante un tiempo determinado. Generalmente es anual.
Este Plan permite planificar y organizar el trabajo en función a las necesidades y posibilidades de la organización.

El Plan Operativo es un instrumento de gestión muy útil para cumplir objetivos y desarrollar la organización. Permite indicar las acciones que se realizarán, establecer plazos de ejecución para cada acción, definir el presupuesto necesario, y nombrar responsables de cada acción. Permite además, realizar el seguimiento necesario a todas las acciones y evaluara la gestión anual, semestral, mensual, según se planifique.
El plan operativo tiene las siguientes partes:

1) Objetivo General: Se define el objetivo mayor que se busca alcanzar durante el año y que contribuirá sustancialmente al desarrollo de la organización. Ejemplo: lograr plena autonomía económica de nuestra organización.

2) Objetivos Específicos: Son los resultados que se desean alcanzar en el año respectivo. Pueden ser dos o más objetivos. Ejemplos:
a) Recuperar el 90% de las tarifas morosas de la Junta de Usuarios.
b) Implementar la organización con unidades móviles ligeras.

3) Actividades y Metas: Se determinan las actividades que se realizarán para lograr los objetivos propuestos, señalando la meta a cumplirse en cada caso. Ejemplos:
a) Actividad, Campaña de regularización de pagos morosos; Meta, 300 usuarios se ponen al día en sus pagos.
b) Actividad, Adquisición de unidades móviles. Meta, 3 motocicletas adquiridas.

4) Estrategia de Trabajo: Describe la forma cómo se realizarán las actividades y se lograrán las metas y objetivos propuestos. Ejemplo: "Para que los miembros regularicen sus pagos se harán campañas de persuasión a los miembros morosos, de darán amnistías y se impondrán sanciones tales como publicación de una lista negra de socios morosos, corte de agua, multas y otros"

5) Plazo de Ejecución: Señala los plazos en que se cumplirán cada una de las acciones programadas. Ejemplo: Adquisición de motocicletas = 120 días hábiles.

6) Responsabilidades: Se designan los responsables de las acciones. Ejemplo: Adquisición de motocicletas = tesorero y dos socios nombrados en asamblea.

Para facilitar la elaboración y el manejo del plan operativo se propone el siguiente resumen:

La agenda es una guía calendarizada, en la que se detallan las actividades acordadas en el Plan Operativo. Se elabora en papelotes y se coloca en un lugar visible tanto para los dirigentes como para los miembros de la organización. Esto permite darle un seguimiento a las tareas que se realizarán o se están realizando durante el año.
De tal forma, que tomemos las precauciones del caso antes de ejecutar la acción, o realicemos los ajustes necesarios durante su ejecución.

Las actividades se extraen del Plan Operativo y se colocan en el gráfico:

NOTA:: COMO PORTAL DE INTERNET ESPERAMOS HABER CONTRIBUIDO  PARA QUE TENGAN UNA VISION MAS CLARA DEL PAPEL QUE DEBE DESEMPEÑAR UN DIRIGENTE.